Bogotá: Calle 79 #18-18 Oficina 503, Héroes // Tunja: Calle 15 # 7-29 Oficina 101, Barrio El Consuelo 

Conmutador: (1) 3476293 Celulares y WhatsApp: 3205921833 - 3172222995 - 3052550955 

 info@universaltruth.com.co

 

PROCEDIMIENTO GESTIÓN HUMANA

 

Objetivo:                     
Velar por la gestión del talento humano en relación al: reclutamiento, selección y contratación de personal idóneo y competente para la ejecución de sus funciones. Inducción, evaluación de desempeño, tratamiento disciplinario y retiro de personal cumpliendo con la normatividad legal vigente
Alcance:  Aplica a todo el personal que tenga relación contractual con la organización. 
Responsable: Alta Dirección 
GLOSARIO
Perfil del Cargo: El perfil es el conjunto de características generales y específicas que debe tener alguien para desempeñar de buena forma el cargo.
Requisición de personal: Es el documento que se utiliza en el proceso de selección cuando hay la necesidad de llenar una vacante.
Evaluación de desempeño se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del trabajador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones. 
Matriz de Capacitación El objetivo de la matriz de capacitación es registrar en un soporte único para cada servicio u operación el nivel de conocimientos de cada una de las personas involucradas en cada uno de los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar la tarea. 
Cargos de manejo y confianza Son aquellos que tienen manejo de dineros, inventario y manejo de información sensible para el cilente
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Paso Actividad Cuando Descripción  Donde
1 Definir perfiles del cargo
Se crea, modifica o se suprime un cargo.
Establecer las características, objetivos, competencias requeridas, actividades, exigencias, funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y líneas de autoridad para cada uno de los cargos requeridos en la Organización.  Perfil de Cargo
2 Gestionar la requisición de personal
Cuando se genere la necesidad de cubrir algún cargo en la Organización.
Gestión Humana
Recibir el requerimiento por parte de los líderes de proceso y/o establecer las necesidades de personal con visto bueno de Gerencia  General para suscripción de un nuevo contrato. Requisición de Personal via correo eléctronico.
3 Medios de Convocatoria Los medios usados para la convocatoria de personal son:
• Archivo de hojas de vida.
• Bolsas de empleo (Sena, Compensar, Computrabajo)
• Referidos por empleados o ex empleados.
• Referidos por clientes.
• Anuncio en medios de comunicación masivos.
Archivo físico o digital 
4 Recepcionar las hojas de vida Recepcionar las hojas de vida y verificar  que cumplan con el perfil requerido. Listado de documentos
Hoja de Vida
5 Validar la información Una vez se cuente con la documentación requerida. Citar a entrevista a los aspirantes con el fin de conocer aspectos generales:
-Información personal, formación, experiencia, evalúa aspectos de presentación personal y habilidades comunicativas.

En caso de no superar los procesos antes mencionados se procede a devolver documentación al aspirante o se destruye.
Autorización de manejo de datos personales.
Habeas data.
Emisión de concepto verbal o escrita.
7 Aprobar la contratación Una vez aprobados los pasos anteriores por parte de la alta dirección y dirección de estudios de seguridad
Remitir a la Alta Gerencia o a Jefe de área el candidato que haya superado los pasos anteriores, quien da el visto bueno para continuar el proceso de selección.
Devolver la hoja de vida y documentación, en  caso de no superar la entrevista con la Alta Gerencia o Jefe de área.
Aprobación del candidato
8 Verificar referencias Los verificadores verifican la cantidad de referencias laborales y personales del candidato hasta que soporte la experiencia que se requiere en el perfil del cargo. Emisión de concepto verbal y/o correo eléctronico.
9 Realizar pruebas adicionales Una vez aprobado el paso anterior.  Realizar visitas domiciliarias (cargos de manejo y confianza). Informe Proceso de Selección
Visita Domiciliaria
10 Remitir a Examen médico ocupacional Una vez aprobado el paso anterior.  Remitir al candidato a centro médico para la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso, de los cuales se genera el respectivo Concepto de aptitud. Certificado de aptitud médica
CONTRATACIÓN
1 Realizar la contratación Una vez aprobado el candidato. Verificar la entrega de la totalidad de los documentos, y proceder a suscribir las afiliaciones al sistema de seguridad social y firma de contrato de trabajo. Afiliaciones al sistema del Seguridad Social
Contrato de Trabajo
2 Realizar la inducción Una vez vinculado al Sistema General de Seguridad Social Realizar inducción que incluya funciones y responsabilidades, obligaciones, aspectos generales de la empresa, políticas salariales y de pago, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y lineamientos frente a la manejo y seguridad de la información a todo personal que preste sus servicios para la Organización . Y evaluar el grado de conocimiento que el vinculado tenga sobre la inducción. Inducción Corporativa.
Manual de funciones
6 Realizar prueba técnica Una vez superado el paso anterior Realizar prueba técnica para los cargos que requieren la comprobación de conocimientos especificos (verificadores) y que estos afecten de forma significativa la calidad del producto establecidos en los pefiles del cargo.

En caso de no superar la prueba técnica o concepto del jefe (según corresponda) se procede a devolver la documentación o se destruye.
Evaluación de conocimiento técnicos recibidos durante la inducción.
CAPACITACIÓN
1 Llevar a cabo actividades de formación tendientes a mejorar las habilidades de acuerdo a los perfiles establecidos por la organización
De acuerdo a la frecuencia del cronograma
1. Establecer las necesidades de formación y capacitación, mediante las siguientes fuentes: perfil de cargo, recomendaciones de los informes psicotécnicos que realicen los proveedores, resultados de la evaluación de desempeño, estadísticas de desempeño, encuestas de satisfacción al cliente y PQR´S, programa de capacitaciones ARL.
2. Establecer la programación de capacitaciones de acuerdo a las necesidades. Las cuáles serán actualizadas durante el año.
3. Informar  al personal con respectiva antelación la fecha, hora y lugar en las que se dictará la capacitación conforme a lo establecido en el cronograma.
4. Coordinar la logística necesaria para la ejecución de la capacitación, tales como: capacitador, temas, material de apoyo, ayudas audiovisuales, refrigerios, etc.
5. Ejecutar la capacitación conforme a lo programado y dejar registro de la misma.
6. La ejecución de las sesiones de formación y su evaluación serán desarrolladas mediante charlas, exposiciones, talleres, reuniones administrativas o vivencias.
Control de asistencia y/o certifcado de capacitación
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1 Evaluar el desempeño de los trabajadores 
1 vez al año
1. Realizar la evaluación del desempeño al personal activo en la Organización.
2. Esta evaluación se aplica una vez al año, para todos los colaboradores que hayan superado el periodo de prueba
3. Los resultados Generales de la evaluación de  desempeño se retroalimentan con el empleado y jefe y los resultados son tenidos en cuenta para la creación de Planes de capacitación del siguiente periodo.
Evaluación de desempeño
DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL
1 Gestionar actividades en relación a la desvinculación de los trabajadores Cuando se presente retiro de personal por renuncia y terminación de contrato Notificar por escrito la decisión de retiro laboral por parte de la Organización o empleado. Por parte de la empresa se notifica retiro por: 
1. Resultados de la evaluación de desempeño o por periodo de prueba.
2. Del procedimiento disciplinario: Se hace entrega al trabajador de la notificación de terminación del contrato  de acuerdo a lo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo y Código Sustantivo de Trabajo.
Remitir la carpeta a Contabilidad para liquidación y pago de sus prestaciones sociales y retiro del sistema de seguridad social.
Carta de Renuncia o Terminación contrato
Examen Médico de Egreso
Liquidación de prestaciones sociales
Acta de entrega
2 Manejo y seguridad de la información Cuando se presente retiro de personal por renuncia y terminación de contrato 1. Solicitar los equipos entregados a cargo del trabjador y verificar estado de los mismos, verificación de software e información contenida en el.
2) Realizar eliminación de usuarios frente a los acceso suministrados al trabajador y/o cambio de claves, en caso que solo se requiera reasignar usuarios para acesso de información.
Carta de Renuncia o Terminación contrato
Examen Médico de Egreso
Liquidación de prestaciones sociales
3 Controlar los procesos internos disciplinarios Se presenten casos de tipo disciplinario Para casos relacionados con faltas disciplinarias aplicar lo dispuesto en el  Reglamento Interno de Trabajo y Código Sustantivo del Trabajo.  Contrato de trabajo, Reglamento Interno de Trabajo y Código Sustantivo del Trabajo. 
MECANISMOS DE CONTROL
a La documentación requerida para contrato de prestación de servicios es: cedula de ciudadanía, Rut, afiliaciones y pagos en materia de seguridad social, licencias o permisos de acuerdo a la labor a ejecutar. Soportes de la información contenida en hoja de vida
b Toda actualización en la información de los trabajadores se registra en software de Gestión Humana Gosem, de acuerdo a reporte de trabajador.
c Cuando se vincule personal que no cumpla con la formación requerida, la empresa lo formará mediante el ciclo de capacitaciones anual.
d Solicitar los certificados que acrediten la competencia de proveedores que afecten la calidad del servicio.
e En caso de no contar con personal profesional especializado en la organización para la aplicación de pruebas psicotécnicas se solicita a un proveedor externo la aplicación de las mismas.
f La custodia de los exámenes médicos de ingreso y de pruebas psicotécnicas está a cargo de la IPS contratada por la empresa. En la hoja de vida del personal se archiva el informe proceso de selección y concepto médico ocupacional. 
g Los exámenes médicos periódicos se realizan deacuerdo al profesiograma
h La calificación de la prueba técnica se determina por los puntos satisfactorios que tenga el aspirante y quedará registrado en la prueba.
i La visita domiciliaria del personal a vincularse puede realizarse en todo caso por miembros de la Junta Directiva, Gerencia General y/o Gestión Humana o proveedor externo.
j Cuando se determine generar ascensos al interior de la organización se tendrá en cuenta el desempeño del trabajador y cumplimiento del perfil del cargo. Se realizará una prueba técnica y/o prueba psicológica, para validar las competencias que se requieren para el nuevo cargo. En caso de no ser satisfactorio se lleva el proceso de selección habitual. La determinación de realizar ascensos estará en cabeza del criterio de la Junta de Socios o la Alta Gerencia conformada por los gerentes de las áreas.
k La consulta de los antecedentes disciplinarios se realiza mediante la pág web oficinal www.procuraduria.gov.co  anualmente dejando registro únicamiente cuando presente algún hallazgo.
El control de la verificación se realiza mediante base de datos del personal identificando el periodo y momento en que se realiza.
l Son cargos de manejo y confianza: Gerente General, Director Comercial, Gerente de Gestión Humana, Jefe de Contabilidad, Jefe de Servicio Técnico, Jefe de Compras, Auxiliar Contable, Auxiliar Contable-Cajero, Técnicos en Mantenimiento y Reparación de Motocicletas (aprendices Sena).
m Las hojas de vida y documentos soporte de procesos de selección concluidos, seran destruidos pasados 15 días.
Los aprendices Sena que se vinculen a la Organización después de culminada su etapa productiva no requieren pruebas de selección.
ñ La eficacia de la capacitación se podrá evaluar mediante documento escrito; resultados de evaluación de desempeño; resultados de evaluación de servicio por cada área; a la vista; mediante estadisticas de Seguridad y Salud en el trabajo y/o a criterio del capacitador o gestion humana.
Las competencias en los cargos en los que no se aplica prueba técnica se validan mediante entrevista con los Jefes de área.
p Las hojas de vida del personal activo deberán conservarse 20 años de manera fisica y/o electronica por la Organización.
q La custodia de las hojas de vida esta a cargo del personal de Gestión Humana.
NOTA: Este documento si se encuentra impreso se considera Copia No Controlada

 

Aprobado: Gerencia 02/01/2020

Design by: www.diablodesign.eu